Criterios para envíos de movimientos a IDSE OsmosInicio 27 de noviembre 2018
Resumen Este documento es para detallar los nuevos procesos de envío de movimientos afiliatorios de Osmos para todos los clientes. Estos cambios buscan tener un mayor control en los movimientos y de esta manera evitar errores en el procesamiento de movimientos afiliatorios para nuestros clientes.
En resumen los movimientos ahora contarán con un proceso de auditoría por parte del equipo de IMSS de Osmos, el cual está encargado de asegurarse que todos los movimientos a IDSE se envíen correctamente y así evitar pérdidas de movimientos, atrasos y/o errores en la información en medida de lo posible y en función de que los usuarios de Osmos carguen la información lo más certera posible y en tiempo y forma para no incurrir en mermas con el IMSS.
Detalle
La finalidad de establecer criterios para los procesos ordinarios del envío de movimientos (altas, bajas y modificaciones salariales) y recepción de respuestas por el medio electrónico es importante para optimizar el proceso de pagos ante el instituto, así como para el ahorro de cuotas por envíos extemporáneos de movimientos; así mismo es importante para evitar que nos impongan multas, capitales constitutivos o créditos fiscales los cuales generan una pérdida económica a nivel contable.
Cabe señalar que el proceso actual es favorecedor; sin embargo, con esta mejora podremos hacerlo más eficiente y asegurar que todo movimiento este procesado.La siguiente tabla nos muestra los riesgos y tiempos ideales para transmitir al instituto cada movimiento:
| Matriz de riesgos paraEnvíos ante IMSS | |||
| Tipo de Mov | Tiempo de envío | Observación | Riesgos |
| Altas | Ideal | 1 día antes de la contratación | Sin riesgo |
| En tiempo | El día de la contratación | Riesgo Moderado: esperando que el empleado no sufra algún accidente durante el primer día del trabajo. | |
| Fuera de tiempo | 2 – 5 días después de la contratación | Riesgo importante: ya que el empleado ya se encuentra laborando, pero se está dentro del tiempo límite por ley. | |
| Extemporáneo | 6 – 30 días después de la contratación | Riesgo alto: Estamos en riesgo de que si el empleado se accidenta o requiere atención médica el IMSS no atienda al personal y se cargue un capital constitutivo. | |
| Bajas | Ideal | 1 – 5 días después de la fecha de baja. | Sin riesgo |
| Extemporáneo | 6 días o más después de la fecha de baja. | Riesgo alto: pagar cuotas OP, RCV e Infonavit de forma excesiva. |
| ModificacionesSalariales | Ideal | 1 – 5 días después del cambio de sueldo | Sin riesgo |
| Extemporáneo | 6 días después del cambio | Si el cambio es a la baja se deberá esperar a que el sueldo se ajuste en proceso de variable bimestral.Si el cambio va al alza se puede notificar hasta en 30 días; sin embargo, lo ideal será enviar dentro de 5 días posteriores al cambio ya que, si el empleado llega a tener una incapacidad se le pagará conforme a lo que está registrado en IMSS al momento de su subsidio. |
Los envíos se auditarán antes de pasar a la interfaz que permite el paso a IDSE y es recomendable que se reporten antes de los horarios establecidos para las transmisiones de movimientos al portal IMSS.
A continuación te mostramos los horarios de envío.
El horario principal de envíos será de las 11:00 a las 17:00 horas y consiste en el envío revisado por parte del equipo de IMSS en el cual la información se auditará para garantizar la recepción ante el IMSS de todos los movimientos realizados. Recomendamos ampliamente que todo lo que se quiera enviar en el día se haga dentro de este horario.
Posteriormente, todo lo enviado después de las 17:01 será enviado en dos lotes, el lote de las 20:00 horas y uno adicional a las 22:00 horas por medio del proceso automático. Cabe mencionar que este proceso automático no cuenta con auditoría por parte del equipo IMSS. Sin embargo, todos los movimientos que se envíen en este horario serán confirmados al día siguiente. Recomendamos que en este horario únicamente se envíen movimientos de emergencia.
Debemos tomar en cuenta que a la hora de hacer algún movimiento en OSMOS la validación de la fecha de movimiento se hará respecto del próximo horario de envío disponible, tomaremos el caso más crítico como ejemplo.
“Si en OSMOS estamos haciendo una alta o una baja a las 22:01 hr la validación de extemporaneidad de la fecha de movimiento se hará respecto del día siguiente por que el próximo horario de envío disponible será el de las 11:00 hr, cualquier detección de extemporaneidad tendrás que corregirla en tu dashboard de idse para que pueda ser emitido.”
Los movimientos extemporáneos se tienen que considerar como casos especiales.
- El proceso de OSMOS consistirá en que posterior a la aprobación de sus movimientos todos aquellos que en ese momento se detecten como extemporáneos deberán ser confirmados dentro de la misma aplicación en la sección del menú IDSE en el tab Pendientes para cambiar la fecha del movimiento a una válida (no extemporánea); es decir no podrá transmitirse hasta ser confirmado ya que por ningún motivo mandaremos movimientos extemporáneos, por que nuestro proveedor de IMSS al detectar este tipo de irregularidades cambia la fecha del movimiento al día actual, generando así cuotas que hay que pagar de más al instituto.
Beneficios:
- Con este proceso el sistema nos sigue otorgando la libertad de generar movimientos en todo momento.
- Se estará reduciendo la merma por bajas enviadas fuera de tiempo.
- Tendremos seguridad de evitar movimientos con el status de pendiente.
No olvides:
- Cargar tu certificado digital y las credenciales y solicitar pruebas al área correspondiente ya que sin esta llave, no será posible conectar con tu cuenta de IDSE para transmitir movimientos.
- Revisar en el tablero IMSS si tenemos movimientos detenidos por temas de fecha extemporánea.
Consideraciones:
Toma en cuenta los días límite que el sistema permite para transmitir en tiempo los movimientos, lo que se encuentre en un estatus para confirmar es porque rebasa los días establecidos según tabla arriba señalada.
El proceso automático de IMSS dentro de OSMOS seguirá funcionando como hasta ahora para el caso de aquellos movimientos que estén en tiempo para ser enviados, cualquier detección de extemporaneidad implica que el movimiento no sea enviado en automático pues este necesitará de una confirmación en el menú de IDSE por que se tendrá que cambiar la fecha para ser transmitido.
Cabe destacar que el cálculo de extemporaneidad se hace con base en el siguiente horario de envío disponible; es decir, si algún movimiento es registrado después del último horario; es decir de 22:01 en adelante se hará la validación correspondiente considerando que el movimiento se enviará al día siguiente en el primer horario.
Recuerda que para cualquier duda estamos para ayudarte en los correos de servicio y al teléfono 5544480872.
Atentamente:Equipo Osmos
