Antes de comenzar con la nómina se debe decidir de qué forma se quiere llevar a cabo el pago a la misma, esto se puede ser cada semana, por quincena o por mes, dependiendo de lo que se decida y se crea mejor. Después de ello, se puede comenzar con la nómina.
Para comenzar se deben registrar todos los cambios que se hayan llevado a cabo, entre ellos baja de empleados, alta de empleado o modificaciones en el salario de uno o todos los empleado. Esto debe realizarse, ya que todo movimiento o modificación que se realice debe ser presentada al IMSS entro del plazo de cinco días desde que se hicieron el cambio.
Luego de ello se pueden empezar a calcular las percepciones, ya sean extraordinarias o recurrentes. Las primeras de ellas son bonos, premios, comisiones y tiempo extra, que le da como beneficio a los empleados. La segunda, en cambio, son el sueldo bruto, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro y vacaciones, las cuales muchas de ellas son obligatorias a entregar por ley a los empleados.
Así como se deben realizar los cálculos para las percepciones, se deben realizar las deducciones, las cuales se deben realizar en el IMSS, ISR, INFONAVIT y el fondo de ahorro, estás son las recurrentes. En el caso de las faltas, incapacidades, prestamos y pensión alimentaria.
Lo siguiente por hacer, es verificar los RFC de cada empleado.
Luego de ello, se debe realizar el pago a los empleados. Para ello existen diversas formas de llevarlo a cabo. Entre ellas, por medio de bancos (para lo cual es necesario generar un layout de dispersión para que sea más fácil realizar el pago a la nómina, ya que se podrá realizar tanto por ventanilla o por medio de la web de internet del banco), cheques (si se decide llevarlo por medio de esta forma de pago, es importante recordar que el empleado debe firmar la nómina para tener una constancia de lo mismo), STP (Sistema de Transferencias y Pago, con este sistema se podrán procesar un gran numero transferencias y automatizar pagos. Otra ventaja que tiene el mismo es que es posible realizar operaciones en forma rea. Para le mismo es necesario que los empleados posean CLABE de dieciocho dígitos), en efectivo (es una de las menos usadas formas. En este caso es necesario que la empresa cuente con los recursos necesarios para realizar los pagos correspondientes en efectivo).
Otro de los pasos a seguir es realizar el timbrado de la nómina, de esta forma se podrá verificar los pagos realizados a los empleados. En este proceso se debe realizar un archivo con formato .txt o .xml, y una vez se tenga ello listo deberá ser enviado al Proveedor Autorizado de Certificaciones (PAC). Con ello se verificará si se cumplen todos los requisitos con el SAT, en caso de que la verificación no sea correcta se deberá corregir lo que sea necesario y volver a enviarla.
Los empleados deben obtener un recibo, lo cual está pactado por ley, junto con la firma de los mismos. Para ello el PAC realizará los mismos y los enviara el email que haya sido registrado. Luego de ello, solo haría falta entregárselo a los empleados, ya sea por email o en mano.
Entre uno de los últimos pasos a seguir, se encuentra el cálculo de los impuestos que se deben pagar, entre ellos el impuesto sobre la nómina (este debe ser llevado a cabo de forma mensual correspondiendo al pago que se realice a los empleados, teniendo como fecha limite el día 17 del mes siguiente), las cuotas obrero-patronales IMSS/INFONAVIT (por medio del SUA se podrán calcular estas cuotas, y con ello también obtener el disco de pago para poder realizar el mismo. Como el anteriormente mencionado, esto debe llevarse a cabo antes del día 17 del siguiente mes), por último, ISR retenciones por salarios (estas son efectuadas sobre los empleados. Deberá realizarse de igual manera, antes del día 17, los empleados deberán enterarse al SAT).
Por último, se deben tener en consideración eventos extraordinarios de nómina como: gratificación anual o aguinaldo (el cálculo del mismo serán quince días de salario por cada año trabajado. El mismo tiene como fecha límite el 20 de diciembre) y Participación de los trabajadores en la utilidades (PTU, se debe calcular cada año el pago del mismo a los empleado, el cual se debe realizar 60 días después de haber realizado la declaración anual).
