Definición de Outsourcing

La traducción literal de la palabra Outsourcing es: Adquirido fuera o con un tercero. También se le conoce como tercerización o subcontratación. 

¿Qué es y para qué sirve el outsourcing?

Contratar un outsourcing significa poner en manos de un tercero (compañías de tercerización de servicios) aquellos procesos administrativos complejos que no necesariamente tienen que ver con lo que hace nuestra empresa como proveedor de producto o servicio.  

Su principal función, es fungir como un proveedor de servicios profesionales que permiten a su cliente enfocarse en el área de especialidad de su compañía, reduciendo los recursos invertidos en capacitarse en materias que no necesariamente contribuyen a su evolución.

Ejemplos de Outsourcing

Los servicios administrativos más subcontratados actualmente, son: la nómina, auditorías, certificaciones, reclutamiento y selección, fuerza de campo (demovendedores, meseros, etc.) servicios legales, asesoría tecnológica, y más

Características del Outsourcing

Al momento de plantearse la posibilidad de contratar un outsourcing, es necesario tomar en consideración los siguientes puntos: 

• Actividades complementarias o secundarias. El outsourcing debe ser siempre aplicado a actividades secundarias de la actividad de la empresa
• Especialización de servicios. El outsourcing brinda siempre servicios especializados, como reclutamiento, nómina, auditorías, certificaciones, entre otros.

Ventajas y desventajas de un outsourcing

Como toda práctica, el outsourcing de nómina tiene ventajas y desventajas:

Contrato de Outsourcing

Un contrato de outsourcing es un componente crucial entre la relación laboral de la compañía contratante y la proveedora, y debe cumplir con los siguientes puntos: 

• Definición de servicios. Actividades a desarrollar,  duración y los términos de su finalización.
• Esquema de pago. Condiciones económicas de la relación laboral. 
• Cláusulas. De confidencialidad, propiedad intelectual, no competencia, cesiones, confidencialidad, extinción del contrato, etc. 
• Responsabilidades y obligaciones. Requerimientos y accionables de ambas partes.

Responsabilidades del Outsourcing

Algunas de las obligaciones del proveedor de servicios especificadas en el contrato, son las siguientes: 

• Cumplir con los servicios contratados durante el período pactado.
• Asignar un responsable de proyecto que coordine la ejecución.
• Realizar un informe que corresponda a los trabajos realizados y a su duración.
• Asegurar la protección y recuperación de la información del cliente. 
• Al finalizar el contrato, devolver al cliente toda su propiedad.
• Especificar los servicios extras en una propuesta aparte y para validarse, serán firmados por ambas partes.

Responsabilidades del cliente

• Pago de los servicios contratados.
• Proporcionar al proveedor toda la información y materiales necesarios para la ejecución del trabajo contratado.

¿Cómo afecta el outsourcing a los trabajadores?

Ser subcontratado por un outsourcing no afecta de manera alguna a los colaboradores; sin embargo, de caer presa de un outsourcing ilegal, estas son algunas de las consecuencias que esta acción pudiese traer consigo: 

1. Pensiones y liquidaciones más bajas. Algunos outsourcings caen en la práctica de subregistro de los trabajadores al Seguro Social con salarios más bajos de los percibidos realmente, por lo que estos reciben pensiones menores a las que tienen derecho. 
2. Menos prestaciones laborales. Una de las desventajas más grandes para los colaboradores es la inestabilidad de retribuciones y estabilidad laboral. Los trabajadores suelen ser afectados al no recibir su reparto de utilidades; además, son despedidos y recontratados con el fin de impedir que generen antigüedad.
3. Evasión fiscal. Muchas empresas de outsourcing o subcontratación cometen delitos como la evasión fiscal y de cuotas al IMSS e Infonavit, por lo que se afecta a su vez a los servicios de salud del Estado.

Outsourcing: Qué es, cómo se utiliza, y su situación en México

Todos entendemos que, en muchos casos, conviene que un tercero experto lleve un proceso; especialmente si se trata de casos administrativos complejos que no son parte inherente de lo que hace la compañía, es decir, un proceso que no influye directamente en la oferta de valor de la organización ni su servicio o producto. La nómina es el ejemplo por excelencia pero también lo es el reclutamiento, la selección, la administración de fuerzas de campo -tiendas, tiendas de terceros, rutas- servicios legales, auditorias, certificaciones, entre otros.

El tema que nos interesa hoy, y que las autoridades y el Presidente Andrés Manuel López Obrador y otras fuerzas políticas quieren regular, nace de las prácticas que llevan a cabo muchas empresas y que están encaminadas a disminuir sus responsabilidades laborales y/o fiscales. Puede llegar a afectar a todos los tipos de servicios de subcontratación, excepto la Maquila de Nómina. 

Debido a la corrupción e incapacidad de las autoridades para delimitar las prácticas que causan un prejuicio al país y a los colaboradores, se ha hablado de eliminar todas las prácticas de subcontratación de personal como medida total y expedita para lograr el objetivo.

Empresas que utilizan / contratan Outsourcing en México

Puesto que el outsourcing permite colocar perfiles más especializados en varios de los departamentos operativos de la compañía, muchas empresas nacionales e internacionales contratan el servicio de outsourcing de reclutamiento y nómina; por ejemplo: CEMEX, Volkswagen, Toyota, entre otros. 

Es legal el Outsourcing de Nómina en México

Situación actual y tendencias para el 2021

Sí, es legal; sin embargo, en la actualidad se encuentra bajo regulación. Esto nace, por parte, gracias a las prácticas que llevan a cabo muchas empresas y que están encaminadas a disminuir sus responsabilidades laborales y/o fiscales.

Durante los últimos años, se ha observado un aumento en la incursión de los outsourcing en prácticas ilegales que dañan la economía del país y a sus colaboradores; tanto así que las autoridades han considerado prohibir toda práctica de subcontratación como método para contrarrestar la corrupción. 

Como en todas las industrias, efectivamente hay algunos jugadores que utilizan las cartas de manera ilícita; sin embargo, también es necesario reconocer el papel del outsourcing como campo de crecimiento y movimiento del emprendimiento y la inversión extranjera dentro de nuestro país. 

Sobra mencionar que, si varios proveedores de outsourcing han caído en prácticas corruptas, es porque existen huecos legales permitidos y del conocimiento del gobierno federal. Nuestros gobernantes de hoy en día deben reconocer que gran parte de lo que está sucediendo se debe a la falta de regulaciones y compromiso con la población y la economía del país, y que, para seguir avanzando sin tomar medidas drásticas, es necesario hacerse responsable y generar nuevas dinámicas que verdaderamente tengan como objetivo corregir el problema.

Existe un proyecto de ley que aún no se da a conocer a la población; sin embargo, un material funcional deberá tomar en cuenta las dos realidades del outsourcing; es decir: sus bondades, y sus áreas de oportunidad para limitar la corrupción y propulsar la economía, alejándose un punto de vista viciado y parcial. 

Si bien desconocemos de qué manera se abordará este proceso de ley, es importante mencionar que, en esta situación, existe una diferencia muy marcada: pocos profesionales han hecho especulaciones sobre hacia qué lado decantará presidencia y qué sucederá en un futuro, dejándonos sin predicciones sobre la mesa. Como consecuencia, no existen datos que apoyen a las empresas en la preparación de planes de acción para adaptarse al futuro. 

Si nos atrevemos a vislumbrar lo que traerá consigo la ley, utilizando como marco de referencia las intenciones del gobierno, la iniciativa privada, y el panorama general de México, podemos llegar a la conclusión de que existirán mecanismos de regulación en las siguientes materias: 

l tema que nos interesa hoy, y que las autoridades y el Presidente Andrés Manuel López Obrador y otras fuerzas políticas quieren regular, nace de las prácticas que llevan a cabo muchas empresas y que están encaminadas a disminuir sus responsabilidades laborales y/o fiscales. Puede llegar a afectar a todos los tipos de servicios de subcontratación, excepto la Maquila de Nómina. 

Debido a la corrupción e incapacidad de las autoridades para delimitar las prácticas que causan un prejuicio al país y a los colaboradores, se ha hablado de eliminar todas las prácticas de subcontratación de personal como medida total y expedita para lograr el objetivo.

Estas posibilidades han sido consideradas por más de un profesional, llevando a una gran variedad de instituciones a alejarse del polémico “outsourcing” y recurrir al manejo interno de la nómina. Esta no es tarea sencilla, puesto que incrementa de manera significativa los gastos fiscales y agregar el gasto operativo de administrar y calcular la nómina de la plantilla. 

Otro factor que contribuye al manejo interno de la fuerza laboral, es la tendencia que trajo consigo la NOM 035 de mantener canales de comunicación abiertos con los colaboradores. Para lograrlo, se sumado a los costos de administración de nómina, se agrega tecnología especializada en comunicación organizacional con diversos accesos y funcionalidades que haga a los empleados sentir que, efectivamente, son parte crucial de la compañía y que su papel y opinión, cuentan. 

Algunas recomendaciones generales para prepararse ante el cambio que la nueva ley podrá traer consigo, son: 

1. Buscar asesoría
2. Visualizar todo tipo de escenarios y tener planes de contingencia listos para ser ejecutados en cualquier momento
3. Optimizar procesos para generar una migración de operación de ser necesario
4. Explorar nuevos programas y tecnologías que faciliten esta adaptación

Una excelente plataforma para cubrir esta necesidad creciente es Osmos, un Software As a Service que funge como 360 de Recursos Humanos para tu organización, facilitando desde la administración, el cálculo, y la dispersión de nómina, hasta funcionalidades de comunicación interna. Además, cuenta con integraciones y aliados estratégicos que aumentan la optimización y funcionalidad de las actividades administrativas de tu compañía. 

Sin lugar a duda, los  outsourcing se encuentran frente a una situación crítica para sus finanzas, donde deben tomar decisiones sumamente estratégicas para adaptarse o salir del terreno de juego. Un factor crucial al momento de inclinarse por la opción de permanecer en el negocio, es la reducción de costos de operación, así como el compromiso de encontrar y proporcionar un valor agregado para sus audiencias. 

En estos casos, la mejor opción es Osmos Pro, un sistema que permite a cualquier organización de subcontratación administrar su plantilla de clientes y automatizar procesos sumando los beneficios del modelo de Osmos clásico. Un combo que beneficia tanto a la compañía como a sus clientes. 

No sabemos qué nos deparan los próximos meses; sin embargo, hay que comenzar a planear el camino para adaptarse; preferentemente, recurriendo a asesorías e inversiones necesarias para hacer de su organización y sus finanzas, mucho más eficientes y competitivas.